miércoles, 8 de junio de 2011

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

1.        Efectivo en caja.
1.1.   Efectivo. Definición

Se entiende por “Efectivo” el numerario o dinero disponible, el segregado para fines específicos u otras partidas que se puedan considerar equivalente de efectivo.

El efectivo ocupa poco volumen, tiene apreciable valor, es fácil de transferir y carece de marcas particulares de identificación que facilitan establecer vínculos de propiedad; por lo tanto, los procedimientos para controlar las transacciones en efectivo son de gran importancia para evitar su desviación.


1.2.   Partidas  que componen el efectivo.

·         Monedas  de circulación oficial emitida por el Banco Central de Venezuela.
·         Monedas que estén en otras denominaciones.
·         Cheques recibidos de personas naturales o jurídicas.
·          Recibos conformados de tarjetas de crédito.
·         Vale de cesta ticket, que se hayan recibido de clientes.
·         Monto disponible en las cuentas corrientes, cuentas de ahorro u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera.
·         Inversiones a corto plazo que sean altamente liquidas, o convertibles en efectivo y que su vencimiento por lo general sea menor a noventa días a partir de la presentación de Balance General y no exista riesgo su convención rápida en efectivo.


  Existen algunas partidas que no se deben considerar como efectivo.


·         Cheques posfechados, aquel que se recibe con una fecha posterior a la actual.
·         Cheques devueltos.
·         Depósitos dados en garantia.
·         Depósitos en bancos intervenidos.
·         Depósitos para fines específicos o con restricciones, los por conveniencia o por disposición legal, contractual o voluntaria de la empresa, estén destinados a solventar pagos predeterminados.



Las partidas que componen el efectivo son manejadas mediante diferentes cuentas contables:


·         Caja.
·         Caja chica.
·         Banco


1.3.   Efectivo en caja.

Se entiende por  “Caja“  la cuenta de la cual se mueve el efectivo que ingresa a la empresa, la que recibe diariamente las entradas en monedas, billetes, cheques, comprobantes por consumo de tarjetas de crédito, cesta ticket, los cuales deberán ser llevados al banco en forma intacta en el transcurso del día siguiente , este por múltiples inconvenientes que ofrece el manejo de dinero constante y sonante. Por razones de seguridad y comodidad, se recomienda que el dinero que reciba la empresa, se deposite  en el banco en una cuenta corriente, y que efectué todos sus pagos, excepto los pagos menores, mediante cheques librados contra dicha cuenta.

1.4.     Efectivo en Caja Chica.
1.4.1.Definición.

Es un fondo creado por la empresa con la finalidad de cubrir pagos menores y eventuales.
    
1.4.2.Normas de control interno

Es costumbre en toda empresa organizada la creación de un fondo para pagos menores.

El importe del fondo debe ser suficiente para cubrir los desembolsos durante un periodo razonable (dos semanas) y debe fijarse un límite en el monto de los  pagos  que han de efectuarse por caja chica, esto dependerá  de la naturaleza del negocio, del volumen de operaciones y de la frecuencia con que se use.

El manejo del fondo de caja chica debe ser responsabilidad de una sola persona, distinta al cajero o persona responsable de la caja principal y no debe  tener acceso a registros contables.
Todo pago debe estar soportado por formas prenumeradas, las cuales deben se llamadas a tinta y sin enmiendas, y se guardan para justificar la índole y propiedad de los desembolsos. Todo desembolso debe estar debidamente autorizado. Los comprobantes deben estar firmados por el beneficiario.

Cuando el fondo está a punto de agotarse se procederá a su reposición, para lo cual se utiliza un formulario donde se clasifican todos los desembolsos por su naturaleza y se le anexara todos los comprobantes para respaldar el cheque.  Realizada la reposición, de sellaran los comprobantes con el  objeto de evitar su doble utilización. Los cheques de reembolso deben hacerse a nombre del custodio.

Deben efectuarse arqueos sorpresivos periódicamente (auditoría interna) para cerciorarse que los comprobantes y el resto de efectivo suman el monto de la cuenta.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
·                     Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
·                     Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
·                     Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
·                     La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
·                     La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
·                     El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
·                     Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.
1.4.3.Registros Contable.
·         Creación.
·         Aumento.
·         Disminución.
·         Reposición.


Asiento creación fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Caja Chica
XXXX


       Banco

XXXX


Aumento del fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Caja Chica
XXXX


       Banco

XXXX



Disminución del fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Efectivo o Banco
XXXX


       Caja Chica

XXXX



Reposición de fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Gastos
XXXX


Gastos
XXXX


enseres
xxxx


Artículos
xxxx


       Banco

XXXX


Faltante de fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Gastos
XXXX


Faltante
XXXX


       Banco

XXXX

P/R reembolso Caja chica




Sobrante de fondo de caja chica
Fecha

DEBE
HABER
XX/XX/XXXX
-------------- X ---------



Gastos
XXXX


            Sobrante

XXXX

            Banco

XXXX

P/R reembolso Caja chica






Ejercicio
El día 01-05-2009 La empresa Belloso, C.A. decide la creación de un fondo fijo de caja chica por la cantidad de Bs.F. 500 designando como custodio a la Lic. Zugeil Ríos
§            01 mayo  Se emite un cheque a favor de Zugeil Ríos y lo cambia para el establecimiento del fondo fijo de caja chica.
§            03 Mayo  se canceló el servicio de correspondencia por Bs.38
§            06 Mayo  se compro agua mineral, azúcar y café por Bs. 40
§            07 Mayo se compraron timbres fiscales por Bs. 25
§            09 Mayo  se pago un envio de un cliente Bs.23
§            12 Mayo  se pago la prensa Bs.21
§            14 Mayo  se compraron revistas para la recepción Bs.23
§            15 Mayo  Se decide disminuir el fondo en 50 se emite un cheque para reembolsar y disminuir el Fondo Fijo de caja chica.
§            17 Mayo  se pagaron Bs. 29 por enviar mercancías a cliente
§            19 Mayo  se pago por taxi de dos empleados Bs.30
§            22 mayo  se cancelo la prensa de la semana Bs.21
§            23 Mayo  se compraron estampillas por Bs. 12
§            28 Mayo  se pago limpieza del local Bs. 40
§            30 Mayo  se reembolsa el fondo con una existencia en efectivo (monedas y billetes) de Bs.F. 190

Nota: la política de la empresa es absorber  cualquier faltante o sobrante que exista.


Nombre de la Empresa                                                                       Fecha: __/__/____

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

Periodo: del __/__/__ al __/__/__


Fecha
Descripción
Monto en Bs.F.














































Total



Fondo de caja chica



Faltante /sobrante





Preparado por:                                                                                 Aprobado por:

__________________                                                              _________________ 

Contabilizado por:                             Prepárese cheque Nº ______________ contra


___________________                     el banco _________ por Bs.F. ____________
2.        Efectivo en Bancos.
2.1.   Definición.

La cuenta Bancos está constituida por el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósito a la vista en una entidad financiera.
Estas cuentas pueden ser dividas en dos tipos:

  • Bancos Nacionales: están compuestos por todas las cuentas corrientes denominadas en moneda nacional.
  • Bancos Extranjeros: están denominadas en monedas diferentes a la nacional y de acuerdo a lo que establece los principios de contabilidad generalmente aceptado, deben ser convertidos los saldos de las monedas extrajeras a la fecha de presentación del balance general a las tasas de cambio correspondientes, que estén vigentes a esa fechas.


2.2.   Documentos Necesarios

Mantener una cuenta corriente bancaria implica el manejo de los siguientes documentos:
·         Planilla de depósito bancario: aquella que acompaña al efectivo que han ingresado a la empresa cuando es enviado o llevado al banco.
·         El cheque: es un documento negociable mediante el cual el librador o titular de la cuenta corriente bancaria, ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una personan natural o jurídica, previa la presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco.
·         Estado de cuenta: es una relación que envía le banco donde aparece todo el movimiento que durante un cierto tiempo (generalmente un mes) hemos tenido en ese banco. En el consta el saldo de la cuenta al principio de mes, los abonos por deposito y por las notas de crédito, los cargos por cheques pagados y por la notas de debito, y el saldo de la cuenta final de mes.
·         Notas de débitos: las emitidas por el banco por diferentes conceptos y transacciones, entre la cuales podemos encontrar: comisiones bancarias, cheque depositados previamente y que luego son devueltos, chequeras entregadas, compra de divisas, transferencias a otra cuenta bancaria, pago de la nómina, intereses pagados sobre préstamos recibidos y otros.
Se habla de nota de debito, ya que cuando el banco aplica algunos de los conceptos anteriores hace un débito o cargo a la cuenta corriente de la empresa esta disminuye, por cuanto el dinero que tenemos colocado en el banco representa para este un pasivo con nuestra empresa y los pasivos disminuyen con débitos.
§  Nota de crédito: al contrario de las notas de débito aumentan el saldo de la cuenta corriente que tiene una empresa, y pueden ser originadas por diferentes conceptos o colocaciones hechas, por el vencimiento de colocaciones, transferencias recibidas de otras cuentas corrientes y otros


2.3.        CONCILIACION BANCARIA
2.3.1.            DEFINICION

Es un análisis del movimiento de nuestra cuenta corriente en el banco, con la finalidad de determinar el saldo correcto de dicha cuenta, así como, las causas por las cuales el saldo de nuestros libros no coinciden con el que nos muestra el estado de cuenta mensual que nos envía dicho banco.


2.3.2.   PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA CONCILIACIÓN BANCARIA.

Para realizar la conciliación bancaria se efectúa el siguiente procedimiento:
Se confrontan las anotaciones que aparecen en el estado de cuenta, con las anotaciones que aparecen en el estado de cuenta, con las que se han  efectuado en el libro de banco de la empresa, marcándose las que estén de acuerdo en cambios libros con un signo cualquiera. Después de terminar la confrontación todas las partidas que han sido anotadas en las dos contabilidades aparecerán marcadas, las no marcadas representan partidas que están anotadas en los libros de una de las partes, pero no en los de la otra. Por lo tanto, es evidente que la diferencia entre los saldos se deberá exclusivamente a esas partidas. Después de localizar las partidas que intervienen en la diferencia es necesario preparar la “conciliación bancaria”


2.3.3.   METODOS

2.3.3.1.            SALDOS ENCONTRADOS

Consiste en partir de uno de los saldos posibles: el reflejado en los libros o el mostrado en el estado de cuenta bancario y llegar a uno y otro según el caso, por lo cual se pueden presentar dos variantes:
§     Partir del saldo reflejado según libros y llegar o encontrar el saldo según el estado de cuenta bancario, para lograr esto, al saldo final que figura en nuestro libro, se le suman los abonos del banco no cargados por la empresa y los abonos de la empresa no cargados por el banco, y se le restan los cargos del banco no abonados por la empresa y los cargos de la empresa no abonados por el banco.
§     partir del saldo reflejado según el estado de cuenta bancario y llegar o encontrar el saldo según libros, en este caso se tendrían que invertir los signos.


Conciliación bancaria por el método de saldos encontrados partiendo del saldo según libros
EMPRESA XYC, C.A.
CONCILIACION BANCARIA AL 31/XX/20XX
BANCO: XXXXXXXX CUENTA XXXXXXXX
CODIGO CONTABLE: X.X.XX.XX
Saldo según libros

XXX
Más:


Cheques no cobrados (anexos)
XXX

Notas de crédito no contabilizados (anexos)
XXX

Depósitos que no corresponden
XXX

Otras partidas
XXX
XXX
Menos:


Depósitos en transito
XXX

Notas de débito no contabilizados (anexos)
XXX

Cheques cargados erróneamente
XXX

Otras partidas
XXX
(XXX)
Saldo según estado de cuenta bancario

XXX





Método de saldos encontrados partiendo del saldo en el estado de cuenta

EMPRESA XYC, C.A.
CONCILIACION BANCARIA AL 31/XX/20XX
BANCO: XXXXXXXX CUENTA XXXXXXXX
CONDIGO CONTABLE: X.X.XX.XX
Saldo según estado de cuenta bancario

XXX
Más:


Depósitos en transito
XXX

Notas de débito no contabilizados (anexos)
XXX

Cheques cargados erróneamente
XXX

Cargos del Banco por error
XXX

Otras partidas
XXX
XXX
Menos:


Cheques no cobrados (anexos)
XXX

Notas de crédito no contabilizados (anexos)
XXX

Depósitos que no corresponden
XXX

Errores y omisiones de la empresa
XXX

Otras partidas
XXX
(XXX)
Saldo según libros

XXX




2.3.3.2.            SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS

Bajo este método se hacen dos operaciones separadas, una para modificar el saldo del estado de cuenta del banco a fin de que demuestre su verdadera situación tan pronto como el mismo tome nota de las operaciones pendientes en la fecha de la conciliación, y otra, para modificar el saldo del libro de la empresa después de llevar a en las operaciones no anotadas todavía, debido a no estar informada.

Se sigue la siguiente regla
1.            El saldo según libro de la empresa debe modificarse:
a.            añadiéndole los abonos del banco que la empresa no ha cargado
b.            deduciéndose los cargos del banco que la empresa no ha abonado.
c.             Más o menos los errores contables.

2.            El saldo según estado de cuenta del banco debe modificarse
a.            añadiéndose los cargos de la empresa que el banco no ha abonado.
b.            Deduciéndose los abonos de la empresa que el banco no ha cargado
c.             Más o menos los errores contables.




Concepto
Libro de la empresa
Libro del Banco
Debe
Haber
Debe
Haber
Saldo al 31-05




Depósitos en tránsito








Cheques pendiente de cobro








Notas de débitos







Notas de crédito






Errores del Banco






Errores de la empresa






Sumas




SALDOS CORRECTOS











El asiento contable es el mismo que los ejercicios empleados en saldos encontrados

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